Mapfre Seguros obteve uma redução de custos de mais de 50% com a impressão de notas fiscais a laser da Optio

“Fizemos um levantamento no mercado sobre as melhores formas de impressão de nota fiscal e encontramos a solução no software Optio, que imprime as notas fiscais a laser, da empresa Consultema. Desde que fizemos essa mudança, tivemos um ganho fabuloso de tempo e de redução de custos, e conquistamos o conforto da impressão a laser ser feita com ausência de ruídos e de forma ágil”.
Quem conta como se deu a migração da impressão de notas fiscais na impressora matricial para o sistema a laser da Optio é o analista de processo da Mapfre Seguros, Max Sadao Tokura, que explica os principais fatos que motivaram a mudança. “Naquela época, o diretor da área de tecnologia da Mapfre, Ademar Leal da Silva, estava extremamente incomodado com o barulho da impressão das notas fiscais na impressora matricial. Ele também não se conformava com o fato de uma empresa em constante processo de modernização tecnológica ter aquele método antigo de impressão”.

O projeto foi iniciado em setembro de 2002 e foi implantado pela Consultema, em janeiro de 2003, após autorização da Secretaria da Fazenda para migração para emissão de notas fiscais por tecnologia a laser. “Tivemos uma redução de custo entre papel e tempo dos processos realizados nesta área de mais de 50%. O ganho de produtividade foi incrível e, em relação à diminuição de tempo, ganhamos 24 horas, porque naquela época enviávamos uma via da nota fiscal para o departamento de salvados da empresa via malote. Após a implantação do sistema de impressão a laser, o encaminhamento da nota fiscal passou a ser feito on line”, destaca Tokura.
Entre as vantagens para a implantação do software Optio, o analista de processos da Mapfre Seguros destaca a possibilidade de extração de relatórios de qualquer sistema ERP e banco de dados, a customização e formatação de relatórios e a distribuição inteligente para qualquer destino digital – impressoras locais e remotas, e-mail, web, fax e wirelles.

Regime Especial

Ele explica que a fundamentação legal para emissão de notas fiscais por tecnologia laser, que significa a condição de contribuinte do ICMS, IPI e ISS, tornar-se um “impressor autônomo”, são regidas pelas seguintes matérias de legislação:
Convênio do ICMS, n° 131/95, de 11/12/1995, n° 58/95, de 28/05/1995; n° 55/96, de 31/05/1995; RICMS – Regulamento do Imposto Sobre Operações Relativas à Circulação e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação do estado da união; ISS – Secretaria de Finanças – Através de Portaria Municipal de Secretaria de Finanças respectiva a cada cidade.

Em todos esses casos, a solicitação da empresa deve ser obtida através de Regime Especial, cuja solicitação é feita junto à Secretaria da Fazenda através de um projeto, onde são determinantes os benefícios advindos desta nova tecnologia para o Contribuinte, bem como as garantias de segurança dadas em reciprocidade. Este Projeto é desenvolvido, como parte da sua solução de Nota Fiscal a Laser, pela Consultema, e o Regime Especial é obtido, em média, em 90 dias.
Max Tokura demonstra que os benefícios da nova tecnologia da impressão de nota fiscal a laser expostos pela Mapfre no projeto de solicitação de Regime Especial foram os seguintes: 1 – Impressão não assistida. Elimina-se a necessidade de mão de obra dedicada ao processo com isso, gerando ganhos de produtividade; 2 – Eliminação de logística de encomenda de formulários pré-impressos; 3 – Redução de espaços de armazenagem, pois os formulários são vendidos em resmas e não em formulários contínuos; 4 – Menor custo de manutenção e processo mais rápido e silencioso; 5 - Menor espaço para guarda de documentos fiscais.

Mapfre no Brasil

Para a Mapfre, em um mundo globalizado, cheio de riscos e desafios, é fundamental que as empresas estejam sempre atentas à segurança de seus negócios, protegendo seus principais ativos empresariais, como propriedades, recursos humanos e lucros.

No histórico da empresa, a responsabilidade social é um fator determinante na construção de um mundo melhor.

Por isso, o principal objetivo traçado pela Mapfre em sua expansão internacional foi contribuir para a modernização dos mercados e o desenvolvimento econômico e social dos países.

Aplicando seus princípios institucionais e empresariais de atuação ética, especialização, descentralização e coordenação estratégica, a Mapfre encontrou nos países da América Latina a opção mais viável para sua expansão.
O que aconteceu em função de se tratarem, em sua maioria, de mercados emergentes com grandes perspectivas de crescimento. Após uma fase de aproximação iniciada nos anos 70, em 1984 começaram as primeiras aquisições e hoje a Mapfre está presente em 21 países da América: Argentina, Bolívia, Brasil, Canadá, Chile, Colômbia, Costa Rica, El Salvador, Equador, Estados Unidos, Guatemala, Honduras, México, Nicarágua, Panamá, Paraguai, Peru, Porto Rico, República Dominicana, Uruguai e Venezuela.

Os modelos de implantação têm sido diversos, até chegar à atual participação majoritária – em quase todos os casos de 100% – nas diferentes empresas.Ocupando o primeiro lugar em volume de recursos e presença física na América Latina, a Mapfre é pioneira em investimentos no mercado brasileiro,
onde é representada pela Mapfre
Seguros, Mapfre Garantias e Crédito,
Brasil Assistência, Fundación Mapfre, Mapfre-Re, Itsemap do Brasil, Cesvi
Brasil, Instituto Mapfre de Segurança
Viária e pela DTVM - Distribuidora de
Títulos e Valores Mobiliários.